Procesondersteuner Bedrijfsvoering

Ben jij iemand die processen niet alleen volgt, maar liever voorttrekt? Neem je van nature eigenaarschap over doelen en jaag je die proactief na?  Heb jij je zaakjes altijd keurig op orde en durf je het aan om anderen daar ook toe aan te zetten? Dan hebben wij een rol die echt bij jou past. 

Even kort voorstellen: Wij zijn Nictiz, de Nederlandse kennisorganisatie voor digitale informatievoorziening in de zorg. Ons doel is om door het bevorderen van databeschikbaarheid bij te dragen aan de kwaliteit en veiligheid van de zorg en het verlagen van de administratieve regeldruk op zorgverleners.  

We zijn de afgelopen jaren sterk gegroeid als organisatie en de afdeling Bedrijfsvoering heeft de uitdaging om te zorgen dat alles goed geregeld is en blijft. Dat betreft dus onder meer financiën, rapportages, werving, onboarding en facilitaire zaken. Voor al deze onderwerpen hebben we goede inhoudelijk specialisten, maar het ondersteunen, administreren en aanjagen van de processen is nog verspreid belegd. 

We gaan nu op zoek naar degene die al deze processen gaat ondersteunen. 

Wat je gaat doen  

Jouw werk houdt het midden tussen ondersteunend aan aanjagend bezig zijn. Uiteindelijk gaat het om processen waar het inhoudelijk eigenaarschap bij anderen ligt en jij zorgt dat alles op tijd en volgens de gemaakte afspraken loopt. Heel plat gezegd: je gaat het niet doen, maar zorgen dat het gedaan wordt. 

De voornaamste taak is het ondersteunen van de Planning & Control cyclus. Dit zal ongeveer 50% van je tijd in beslag nemen. Jouw werk begint op de eerste dag van de nieuwe cyclus, want dan maak je jouw planning voor het volgende kwartaal. Wanneer is welke input precies nodig? Wanneer moet je dan mensen gaan herinneren aan hun deadlines? Zodra het proces loopt check je zaken op compleetheid en layout, om te zorgen dat alles er netjes uitziet. 

Door jouw manier van organiseren maak je van de P&C cyclus een doorlopend proces en haal de periodes eruit waarin zaken stilliggen en dus ook de periodes waarin er onder grote tijdsdruk zaken opgeleverd moeten worden. 

De andere helft van de tijd besteed je aan: 

• Mensen ontvangen op hun eerste werkdag bij Nictiz en zorgen dat die eerste dag soepel verloopt: hardware, accounts, hun buddy, hun inwerkplan. Is alles goed geregeld of moet er nog een brandje worden geblust? 

• Ondersteuning van de Nictiz Academy, ons online platform voor intern leren & ontwikkelen en externe kennisdeling; 

• Eerste aanspreekpunt voor facilitaire zaken. Ook hier ga je vooral over het proces en zet je zaken die geregeld moeten worden uit bij anderen. 

Samengevat: organiseren, signaleren en najagen in de volle breedte van onze afdeling Bedrijfsvoering. 

Wat Nictiz biedt 

• Werken in deze functie bij Nictiz geeft jou: 

• Een directe overeenkomst met Nictiz, zonder tussenkomst van bureaus of brokers; 

• De kans om mee te werken aan een zeer maatschappelijk relevante missie; 

• Een sociale en informele werksfeer met bevlogen collega’s die betrokken en makkelijk benaderbaar zijn; 

• Een commitment van 6 maanden, 32 uur per week, met mogelijkheid tot verlenging. 

• Jouw uurtarief van €65 tot maximaal €85 per uur, exclusief BTW en inclusief reiskosten. 

Jouw belangrijkste eigenschap is je pro activiteit. Je neemt van nature zelf actie op de te behalen doelen en wacht liever niet af tot anderen hebben verzonnen hoe je die doelen moet bereiken. Daardoor ben je die trekker en katalysator van processen die we nodig hebben. 

Het ophalen en najagen van input is een belangrijke rode draad in je werk, dus is het belangrijk dat je dit op een prettige manier doet. Dat vraagt om een extraverte en energieke persoonlijkheid die in staat is om ook in de dingen “die nou eenmaal moeten” een beetje lol te hebben. 

We kennen bij Nictiz een uitgesproken cultuur van eigenaarschap en eigen verantwoordelijkheid, dus het is belangrijk dat je het aandurft om zelfstandig beslissingen te nemen in de uitvoering van je werk, uiteraard vanaf het moment dat je daar klaar voor bent en na een goede inwerkperiode. 

Verder heb je bestaande kennis en competenties nodig om van deze job een succes te maken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan: 

• HBO denk- en werkniveau; 

• Brede ervaring in zowel ondersteunend werk als regelen/organiseren; 

• Bestaande ervaring met bedrijfsvoering processen, waarbij met name een achtergrond in het ondersteunen van de P&C processen een sterke pré is; 

• Een verbindende persoonlijkheid; 

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in de Nederlandse taal; 

• Sterke vaardigheden in het gebruik van de gangbare O365 tooling en document management systemen. 

Planning en proces 

We gaan voor de invulling van deze opdracht strak vasthouden aan de onderstaande tijdlijn. Het heeft dus alleen zin om te reageren als je tijd kunt maken voor de geplande selectiegesprekken en tijdig beschikbaar bent voor het gevraagde aantal uren. 

Deadline voor insturen van reacties: 29 oktober 

Bepalen shortlist door Nictiz: 30 oktober 

Selectiegesprekken: 6 of 7 november, op locatie in Den Haag 

Selectie voorkeurs kandidaat: 10 november 

Startdatum nieuwe collega: 17 november tot uiterlijk 1 december 

Ben je nu al enthousiast? Reageer dan direct via het onderstaande formulier. Heb je toch nog een paar vragen? Neem dan gerust contact op met Richard ten Brink via interim@nictiz.nl of 06-11884361.