Procesondersteuner (32-36 uur)

Ben jij iemand die processen niet alleen volgt, maar liever voorttrekt? Neem je van nature eigenaarschap over doelen en jaag je die proactief na?  Heb jij je zaakjes altijd keurig op orde en durf je het aan om anderen daar ook toe aan te zetten? Dan hebben wij een rol die echt bij jou past.   

Nictiz in het kort: Wij zijn de Nederlandse kennisorganisatie voor digitale informatievoorziening in de zorg. Ons doel is om door het bevorderen van databeschikbaarheid bij te dragen aan de kwaliteit en veiligheid van de zorg en het verlagen van de administratieve regeldruk op zorgverleners. 

We zijn de afgelopen jaren sterk gegroeid als organisatie en de afdeling Bedrijfsvoering heeft de uitdaging om te zorgen dat alle bedrijfsprocessen goed geregeld zijn en blijven. Dat betreft voor deze uitdagende functie onder meer de Planning & Control processen, portfoliomanagement en resourceplanning, rapportages, leren & ontwikkelen, onboarding en facilitaire zaken. Voor al deze onderwerpen hebben we goede inhoudelijk specialisten, maar het opstarten, aanjagen, ondersteunen en administreren van de processen was tot voor kort verspreid belegd.  

Het plan om deze activiteiten te bundelen binnen één functie heeft geleid tot een invulling op tijdelijke basis en de resultaten van deze proef zijn zodanig positief dat we nu op zoek zijn naar de juiste collega voor een permanente invulling van de rol. 

Wat je gaat doen 

Jouw werk houdt het midden tussen aanjagend en ondersteunend bezig zijn. Het is belangrijk hierbij expliciet te vermelden dat dit geen secretariële functie is, maar een rol die processen over afdelingen en functionarissen heen organiseert, bewaakt en laat landen. 

Uiteindelijk gaat het om processen waar het inhoudelijk eigenaarschap bij anderen ligt en jij zorgt dat alles op tijd en volgens de gemaakte afspraken loopt. Heel plat gezegd: je gaat het niet doen, maar zorgen dat het gedaan wordt. 

Onderstaand kan je een detail overzicht zien van de verschillende onderdelen van het takenpakket. 

Planning- en controlcyclus en bredere procesondersteuning

• Opstellen en bewaken van de planning;

• Uitvragen en najagen van input;

• Procesdocumentatie, structureren, samenvoegen en compleet maken van stukken;

• Signaleren van verbeteringen in het proces.

Portfoliomanagement ondersteuning

• Opstellen en bewaken van de planning, nader uitgewerkt in kwartaaldagen en reguliere portfolio overleggen;

• Verzorgen van een maandelijkse management rapportage over de voortgang;

• Opvolging bij vragen rond portfoliomanagement;

• Voorbereiding van kwartaaldagen en najagen van acties daaromtrent.

Nictiz Academy

• Plannen van trainingen. Inclusief zaal-, catering- en deelnemersorganisatie;

• Onderhouden en opschonen van SharePoint en LMS;

• Opstellen van rapportages en voortgangsoverzichten.

Commissieondersteuning en achtervang

• Voorbereiding van twee Raad van Toezicht commissies en notuleren van de bijeenkomsten;

• Bewaken van acties en opvolging;

• Achtervang voor de directiesecretaresse.

Samengevat: organiseren, signaleren en najagen, met verschillende aandachtsgebieden. 

Wat we je kunnen bieden 

Werken in deze functie bij Nictiz geeft jou: 

• Werk met maatschappelijke relevantie, waar resultaat voor de zorgmarkt en niet winst de drijfveer is. 

• Een complexe omgeving waarin je intellectueel wordt uitgedaagd. 

• Een sociale en vriendelijke werksfeer met bevlogen collega’s die betrokken en makkelijk benaderbaar zijn. 

• Bewegingsvrijheid en autonomie om je werk vorm te geven en uit te voeren, zowel inhoudelijk als qua werk-privé balans. 

• Uitgebreide kansen voor persoonlijke groei en leren, zowel in je dagelijks werk als door aanvullende opleiding wanneer nodig of wenselijk. 

• Een salaris bij aanvang van maximaal € 5000 (afhankelijk van kennis en ervaring, op basis van 40 uur per week), met mogelijkheden voor latere groei, premievrij pensioen, 8% vakantiegeld, 5% eindejaarsuitkering en minimaal 30 vakantiedagen. 

Jouw belangrijkste eigenschap is je pro activiteit. Je neemt van nature zelf actie op de te behalen doelen en wacht liever niet af tot anderen hebben verzonnen hoe je die doelen moet bereiken. Daardoor ben je die trekker en katalysator van processen die we nodig hebben.  

Het ophalen en najagen van input is een belangrijke rode draad in je werk, dus is het belangrijk dat je dit op een prettige manier doet. Dat vraagt om een stevige, verbindende en energieke persoonlijkheid die in staat is om ook in de dingen “die nou eenmaal moeten” een beetje lol te hebben.  

We kennen bij Nictiz een uitgesproken cultuur van eigenaarschap en eigen verantwoordelijkheid, dus het is belangrijk dat je het aandurft om zelfstandig beslissingen te nemen in de uitvoering van je werk, uiteraard vanaf het moment dat je daar klaar voor bent en na een goede inwerkperiode.

Verder heb je bestaande kennis en competenties nodig om van deze job een succes te maken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan: 

• Mbo+ denk- en werkniveau; 

• Brede ervaring in zowel ondersteunend of coördinerend werk als regelen/organiseren; 

• Bestaande ervaring met bedrijfsvoering processen, waarbij met name een achtergrond in P&C processen een sterke pré is;  

• Een verbindende persoonlijkheid; 

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in de Nederlandse taal;

• Sterke vaardigheden in het gebruik van de gangbare O365 tooling en document management systemen.

Mocht je vragen hebben, neem dan gerust contact op met Richard ten Brink via werving@nictiz.nl of 06-11884361. Als je direct al enthousiast bent, kan je natuurlijk ook meteen reageren.  

De sluitingsdatum van deze vacature is op 27 september. Ons proces bestaat uit een online intake met de Recruiter en twee gesprekken op locatie in Den Haag. Voor het eerste gesprek op locatie hebben we alvast tijdstippen gereserveerd op 5 en 7 oktober.